SAP Validation (Doğrulama)

SAP sistemində məlumatların doğruluğunu təmin etmək məqsədilə müəyyən funksiyalardan istifadə olunur ki, bunlardan biri Validation funksiyasıdır. Validation funksiyası ilə sistemdə modullara məxsus, başlıq və sətir səviyyəsində müəyyən kontrollar qoyulur ki, məlumatlar daxil edildiyi anda sistem məlumatların doğruluğunu kontrol edir.

Validation (Doğrulama) ilə bağlı prosedur:

1.    İlk növbədə hansı sahə üçün kontrol qoyulacağına qərar verilməlidir.

a.     Financial Accounting

b.    Cost Accounting

c.     Asset Accounting

d.    Special Purpose Ledger

e.    Consolidation

2.   Kontrol qoyulacaq sahə seçildikdən sonra kontrolun hansı səviyyədə qoyulmasına qərar verilməlidir. Nümunə olaraq qeyd edə bilərik ki, FI – Financial Accounting modulunda 3 kontrol səviyyəsi vardır:

·         Maliyyə sənədinin başlığı

SAP sistemində maliyyə sənədinin başlıq məlumatları BKPF cədvəlində qeyd edilir. Bu cədvəldə olan sahələrə kontrol qoymaq mümkündür. Nümunə: sənədin tarixi ilə sistemə daxil edilən tarix eyni olmalıdır kimi kontrol qoyula bilər.

·         Maliyyə sənədinin sətir bilgiləri

SAP sistemində maliyyə sənədinin sətir məlumatları BSEG cədvəlində qeyd edilir. Bu cədvəldə olan sahələrə kontrol qoymaq mümkündür. Nümunə olaraq, maliyyə sənədində xərc hesabına doğru xərc (məsrəf) mərkəzinin seçilməsi üçün kontrol qoyula bilər.

·         Tamamlanmış sənəd

Bu səviyyədə yalnız rəqəmli (numeric) sahələr üçün kontrol qoyula bilər.

3.    Validation tanımlandıqdan sonra uyğun təşkilati struktura (şirkət kodu, kontrol sahəsi) təyin edilərək aktivləşdirilir.

Validation funksiyasında aşağıdakı şəkildə qeyd edilənlərdən istifadə etmək mümkündür:

Validation hazırlamaq üçün sistemə,

·         İlkin şərt

·         Kontrol

·         Mesaj (mesaj yaratmaq üçün SE91 tranzaksiyasından istifadə edilir)

daxil edilir.

Nümunə 1:

Bildiyimiz kimi Satınalma sifarişinə əsasən Satınalma fakturasını sistemə daxil etmək üçün MIRO tranzaksiyasından istifadə edilir. Adətən saxlanılan sənədin tipi “RE” olur. İadə fakturalarında (credit memo) manuel olaraq “RI” seçilməsi tələb olunur. İstifadəçi tərəfindən sənəd tipinin “RI” seçilməsi unudula bilər, bunun üçün sistemə aşağıdakı kimi kontrol qoyula bilər. Tranzaksiya Kodu: OB28 / GGB0

İlkin şərt

BKPF-TCODE = 'MIRO' AND BSEG-BSCHL = '21' AND

                        BSEG-KOART = 'K'

Kontrol

                        BKPF-BLART = 'RI'

Mesaj

                        RI sənəd tipi seçin!

Nümunə 2:

Bildiyiniz kimi kommersiya hesablarında yalnız kommersiya yönümlü xərc mərkəzləri seçilməlidir. Bunun üçün kommersiya hesabları (məsələn: 711*) və uyğun xərc mərkəzləri üçün GS01 tranzaksiyasından qrup (set) yaradılır.

Aşağıdakı şəkildə kodlama edilərək qrup yaradıla bilər.

KOMXH (Kommersiya Xərc Hesabları)

7110000000 - 7119999999

KOMXM (Kommersiya Xərc Mərkəzləri)

1000 – A Xərc Mərkəzi

1001 – B Xərc Mərkəzi

1002 – C Xərc Mərkəzi

İlkin şərt

BSEG-HKONT IN KOMXH

Kontrol

                        BSEG-KOSTL IN KOMXM

Mesaj

                        Doğru xərc mərkəzi seçin!